Meer tools betekent niet automatisch een betere werkplek. Voor veel organisaties betekent het net het omgekeerde: informatie die verspreid geraakt, teams die langs elkaar heen werken en een digitale omgeving die niemand meer volledig overziet. In deze blog bekijken we hoe dat patroon ontstaat, wat het kost en hoe je er structureel iets aan doet.

Een team ervaart een probleem, kiest een tool die werkt, rolt die uit. Zes maanden later doet een ander team hetzelfde. Uit onderzoek van Lenovo blijkt dat organisaties gemiddeld 897 applicaties beheren, waarvan slechts 28% geïntegreerd is. Dat is geen bewuste keuze, maar het resultaat van veel aparte goede beslissingen waarbij er geen samenhang is. In 2025 telde de gemiddelde organisatie bijvoorbeeld zeven AI-tools alleen al, tegenover twee in 2023.

Het gevolg is voorspelbaar. Medewerkers verliezen wekelijks anderhalve dag aan het navigeren tussen tools en het bijeenzoeken van informatie die over verschillende kanalen verspreid zit. Een gesprek loopt via een chattool, het document staat elders, een beslissing wordt gemaakt in een meeting en de uitkomst belandt in een e-mail. Geen enkel systeem heeft het volledige beeld, waardoor mensen structureel op basis van onvolledige informatie handelen.

De reflex bij versnippering is consolideren. Maar consolideren zonder inzicht leidt tot nieuwe problemen: je schrapt tools die toch gebruikt worden, of je dwingt teams in een platform dat hun werkwijze niet ondersteunt.

De eerste stap is daarom zicht krijgen op het volledige toollandschap. Niet vertrekken van de tools die officieel zijn goedgekeurd, maar van de tools die medewerkers vandaag echt gebruiken in hun dagelijkse werk. Dat betekent:

• Inventariseer het volledige toollandschap – Houd daarbij rekening met de tools die teams zelf aanschaften zonder centrale goedkeuring. 74% van de IT-professionals ziet duidelijke overlap en redundantie in hun toollandschap. Pas als je weet waar die overlap zit, kun je gefundeerde keuzes maken over wat je al dan niet kan schrappen.
• Breng gebruik in kaart, niet alleen licenties — Een tool die betaald wordt maar nauwelijks gebruikt wordt, is een andere prioriteit dan een tool die breed ingeburgerd is maar buiten het officiële landschap valt.
• Identificeer de kritische stromen — Waar beweegt informatie tussen systemen? Waar raken beslissingen, documenten of afspraken versnipperd over verschillende tools? Net daar is de impact van versnippering het grootst, en daar wordt verbetering meestal ook het snelst voelbaar.

Zodra duidelijk is welke tools echt gebruikt worden en waar overlap zit, begint het echte werk. Dan moet je keuzes maken: welke toepassingen vervullen dezelfde rol, welke uitzonderingen zijn nog verdedigbaar en waar is de werkplek onnodig complex geworden?

Dat betekent niet dat je meteen alles centraliseert of zoveel mogelijk tools schrapt. Het betekent wel dat je bewust toewerkt naar minder overlap, duidelijkere standaarden en vaste plekken voor informatie. Pas wanneer die basis opnieuw helder is, kan je vermijden dat dezelfde versnippering later terugkeert.

Zonder een duidelijk kader ontstaat er gewoon opnieuw een wildgroei aan applicaties, tools en licenties: elke nieuwe toevoeging is immers een goede beslissing op het moment zelf.

Het is daarom belangrijk om in te zetten op drie dingen:

• Een toolbeleid met tanden
  Niet een lijst van goedgekeurde tools, maar een helder kader dat beschrijft welke categorieën centraal beheerd worden, wie uitzonderingen mag goedkeuren en wat er met een nieuwe tool gebeurt als er al een oplossing bestaat voor dat probleem. Zonder dat kader is elke aanvraag een onderhandeling. Dat consolidatie zelden spontaan gebeurt, blijkt ook uit cijfers: voor 63% van de IT-organisaties is het geen prioriteit, ondanks de zichtbare overlap.

• Eén eigenaar voor de werkplek als geheel
  51% van de IT-leiders noemt gefragmenteerde systemen als hun grootste uitdaging. Maar in de meeste organisaties is niemand verantwoordelijk voor de samenhang van het geheel. Tools hebben eigenaars, het IT-landschap niet. Zonder iemand die het totaalbeeld bewaakt, is er ook niemand die alarm slaat als de versnippering opnieuw begint te groeien.

• Een evaluatieritme
  Een jaarlijkse of halfjaarlijkse review van het toollandschap voorkomt dat tijdelijke uitzonderingen stilzwijgend permanent worden. Je brengt bijvoorbeeld in kaart welke tools nog actief worden gebruikt, wat overlapt, en wat weg kan. Dat ritme hoeft niet zwaar te zijn, maar het moet er wel zijn.